Rechnungen richtig schreiben

Gastartikel von Lexware

Wer sich als selbstständiger Unternehmer bezeichnen darf, der muss in der Regel einen nicht zu verachtenden Aufwand für die Buchhaltung und das Rechnungswesen einplanen. Nur so ist es überhaupt möglich, die gewünschten Waren zu veräußern und am Jahresende den vollständigen Überblick über alle Zahlungsvorgänge zu behalten. 
Gerade Letzeres ist von entscheidender Wichtigkeit, wenn es darum geht, die eigene Steuererklärung für das Unternehmen zu erstellen. Wer sich selbst als Neuling in der selbstständigen Branche bezeichnet, der sollte die nachfolgenden Zeilen aufmerksam lesen. Viele Kunden wünschen eine Rechnung, weshalb sich der Erfolg in vielen Fällen erst mit dem Angebot dieses Services einstellen wird.

Die zu beachtenden Vorgaben beim Schreiben einer Rechnung

Wer eine Rechnung erstellen möchte, der sollte einige entscheidende Punkte beachten. So sollte man als Grundvoraussetzung für jede geschriebene Rechnung darauf achten, dass die jeweilige Rechnungs-Nummer, das entsprechende Rechnung-Datum, die Adressierung, die Höhe des Rechnungspostens sowie die essentielle Steuer Nummer – UST ID – HRB auf dem Papier zu finden sind. Erstere ist gerade für die eigene Buchhaltung von entscheidender Wichtigkeit. Wenn es zu einem Umtausch oder sonstigen Reklamationen kommen sollte, reicht eine einfache Eingabe im System aus, um die Beschwerde direkt zuzuordnen und weitere Schritte einzuleiten. Neben den Vorzügen für den Kunden bringt eine korrekt erstellte Rechnung demnach auch viele entscheidende Vorzüge für die eigene Person und das Unternehmen mit sich. Wenn diese Punkte keine Beachtung finden, dann ist eine solche Rechnung in vielen Fällen nicht Rechtskräftig, was einen finanziellen Verlust nach sich ziehen kann. Wenn Sie sich Zeit und Aufwand sparen wollen, gibt es natürlich auch die Möglichkeit, sich die Arbeit mit kaufmännischer Software zu erleichtern. Hiermit können meist viele Arbeitsschritte automatisiert werden. Außerdem besteht hier weniger die Gefahr, wichtige Angaben zu vergessen.

Die optionalen Angaben einer Rechnung

Neben den Punkten, die unter allen Umständen in einer Rechnung vorzufinden sein sollten, gibt es auch Angaben, die speziell auf Wunsch des Kunden oder im Bezug auf das eigene Unternehmen in einer erstellten Rechnung auftauchen können. Demnach kann man beispielsweise die eigene Bankverbindung oder auch die vom Kunden gewählte Zahlungsart aufführen. Auch die jeweiligen Zahlungsbedingungen können auf der Rechnung vermerkt werden, um von Anfang an Missverständnisse aus dem Weg zu schaffen, die eine verspätete Zahlung zur Folge haben können. Darüber hinaus lässt sich die jeweilige Kunden-Nummer sowie auch der Sachbearbeiter der Rechnung vermerken, um fehlerhafte Vorgänge aufzudecken und zu beseitigen.

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