Outsourcing an Freelancer

Unter Outsourcing versteht man die Vergabe von Unternehmensaufgaben und Verantwortungsbereichen an externe Dienstleister. Häufig handelt es sich um einen Fremdbezug von Leistungen, die bisher intern erbracht wurden. Immer mehr Unternehmen lagern Fachbereiche aus und greifen auf externe Dienstleister wie Freiberufler zurück. Hierdurch hat die Zahl der Freiberufler in Deutschland in den letzten 10 Jahren um 30 Prozent auf rund 850 000 zugenommen.



Dieser Artikel konzentriert sich auf das Outsourcing in klein- und mittelständischen Unternehmen. Für diese genügen häufig einzelne Dienstleister oder kleinere Teams, die z. B. als Grafiker, Programmierer, Webdesigner oder Ingenieure aktiv sind.



Für solche Nachfrager von Dienstleistern ist es häufig nicht einfach, den geeigneten Dienstleister zu finden. Der Outsourcing-Dienstleister muss optimal auf die Anforderungen des nachfragenden Unternehmens passen.  Auf was muss bei der Wahl nach einem geeigneten Outsourcing-Partner geachtet werden? Welche Möglichkeiten existieren, um Nachfrager und Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen optimal zusammenzubringen? Was ist beim Vertragsabschluss mit einem Outsourcing-Partner zu beachten? Diese und weitere Fragen versucht dieser Artikel zu beantworten.

Erwartungen an einen Outsourcing-Partner

Ohne konkrete Vorstellung, welche fachlichen und persönlichen Merkmale der Outsourcing-Partner mitbringen soll, ist keine systematische Suche nach einem passenden Dienstleister möglich. Diese Anforderungen an den Dienstleister sollten dabei vom Management formuliert werden.  Häufig sind Erwartungen bereits durch laufende Projekte oder durch vorhandene Prozessbeschreibungen vorgegeben. Zu den Anforderungen an einen Outsourcing-Partner gehören neben fachlichem Know-how und Projekterfahrung aber auch persönliche Merkmale wie Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und persönliche Sympathie.



Ein wesentlicher Grund für Outsourcing ist die damit verbundene Kostenersparnis. Daher ist neben der fachlichen Kompetenz auch der Stundensatz des Dienstleisters entscheidend. Die folgende Aufstellung zeigt die zur Zeit im Internet angebotenen Stundensätze:

Outsourcing-Dienstleistung Stundensatz von-bis (€/h)* Mittel (€/h) **
Grafiker 12 – 75 30
Webdesigner 10 – 59 25
Programmierer 12 – 65 35
Ingenieure 26 – 77 40
Übersetzer/Dolmetscher 16 – 60 30
Marketing-Werbung 25 – 85 53
Marketing-PR 30 – 70 43
IT-Projektmanager 35 – 100 70
Finanzexperten/Buchhalter 28 – 90 40
Bürodienstleister 14 – 35 25

Quelle: www.freelance-market.de, *: Stundensatzbereich innerhalb dessen sich 90% aller Dienstleister befinden. **: Median aller Angebote

Möglichkeiten der Suche nach einem passenden Dienstleister

Jede Suche bringt grundsätzlich auch einen finanziellen und zeitlichen Aufwand mit sich. Es gibt aber auch indirekte Rekrutierungskosten, z. B. Kosten einer Fehl- oder Nichtbesetzung oder einer nicht marktgerechten Entlohnung.



Die verschiedenen Rekrutierungsmöglichkeiten unterscheiden sich bezüglich ihres Aufwandes und der Erfolgsaussichten. Nachfolgend sind die gängigsten Hilfsmittel für die Suche gegenübergestellt:



Branchenverzeichnisse, z.B. Gelbe Seiten: Bei dieser Art der Suche erhält man hauptsächlich die Namen und Kontaktdaten der möglichen Dienstleister. Sonstige Informationen, die für die Aktivität wichtig sind, fehlen zumeist (z. B. detaillierte Fähigkeiten/Erfahrungen, Referenzen). Auch geben Branchenverzeichnisse keine Informationen über die zu erwartenden Kosten (z.B. Stundensätze). Vorteilhaft ist die zumeist gute regionale Abdeckung mit einer Vielzahl an Anbietern.



Anbieteranzeigen: In den unterschiedlichsten Fachmedien lassen sich Annoncen zahlreicher Dienstleister finden. Wegen der Anzeigenkosten lassen sich hiermit überwiegend größere Anbieter finden. Nachteilig ist, dass bei Anzeigen viele relevanten Angaben (z.B. tatsächliche Kompetenz und Preis) fehlen, und in Anzeigen genannte Eigenangaben nicht objektiv sind.



Suchanzeigen: Eine eigene Suchanzeige ist mit einem relativ geringen zeitlichen Aufwand verbunden. Nachteilig sind allerdings die Kosten für die Anzeige und der Aufwand, die danach unstrukturiert eingehenden Angebote zu sichten.



Empfehlungen aus dem persönlichen und professionellen Umfeld: Eine gute Möglichkeit, sofern man über genügend geeignete Kontakte verfügt. Häufig hat man so allerdings nur ein oder zwei mögliche Dienstleister zur Auswahl, deren Fachgebiet nicht immer genau mit der erforderlichen Aufgabe übereinstimmt.



Internetsuche: Mittels Internetsuchmaschinen gelangt man schnell auf die Internetseiten möglicher Dienstleister. Allerdings sind deren Internetseiten häufig nicht aktuell, und jede Internetseite ist wiederum anders aufgebaut, was die schnelle Orientierung erschwert. Daher ist die Internetsuche oft nur die Basis für eine Ausschreibung, mittels derer der passendste Dienstleiter dann ermittelt wird.



Internetmarktplätze: Mit der zunehmenden Bedeutung des Internets werden auch Freiberuflermarktplätze immer populärer. Freiberufliche Dienstleister und Nachfrager treffen sich dabei auf einer  Internetplattform. Vorteilhaft ist, dass der Nachfrager schnell aus einer Fülle von möglichen Dienstleistern den passendsten auswählen kann. Hierzu kann eine Vielzahl unterschiedlichster Suchkriterien herangezogen werden.



Die optimale Suchstrategie hängt von den Umständen ab. Dienstleistungsmarktplätze im Internet sind häufig eine gute Wahl, da dort Experten nach einzelnen Merkmalen klar gegenüber gestellt werden. Die in Frage kommenden Dienstleister können so schnell identifiziert werden, so dass keine aufwendigen Ausschreibungen und zeitraubende Einzelinterviews notwendig sind. Daher werden wir nachfolgend genauer auf diese Internetmarktplätze eingehen.

Marktplätze für Freiberufler im Internet

Die Zahl der Internetmarktplätze wächst stetig; momentan gibt es neben rund zehn größeren Plattformen auch zahlreiche kleinere Anbieter im Internet. Die Freiberuflermarktplätze unterscheiden sich bezüglich nachfolgender Punkte:

1. Wer kontaktiert wen

  1. Dienstleistungsnachfrager bieten ihre Projekte an. Dienstleister können sich dann für ein Projekt bewerben.
  2. Dienstleister offerieren ihre eigene Dienstleistung. Nachfrager wählen hier den für sie geeignetsten Dienstleister aus.
  3. Mischformen: Auf diesen Plattformen können sich sowohl Dienstleister als auch Nachfrager präsentieren.

2. Welche Branchenbereiche werden abgedeckt?

  1. Konzentration auf eine Branche, z.B. IT-Dienstleistungen, Schauspieler,…
  2. Branchenübergreifende Plattformen: Hier sind beispielsweise Finanzexperten genau so gelistet wie Grafiker

3. Wer bezahlt bei einer Vermittlung?

  1. Dienstleister
  2. Nachfrager
  3. beide Parteien
  4. kostenlos (z.B. bei Marktplätzen von Fachverbänden)

Um die Eintrittsbarriere für Nachfrager so gering wie möglich zu halten, geht beispielsweise Freelance-Market.de einen unüblichen Weg und lässt sich nur durch den Dienstleister bezahlen.

4. Welche Rolle besitzt der Markt?

  1. Vermittlungsrolle: Nachdem Nachfrager und Dienstleister miteinander vermittelt werden, hat der Marktplatz nichts mehr mit dem weiteren Projektverlauf zu tun.
  2. Zusätzliche Verleiher/Arbeitgeberrolle (z. B. bei Zeitarbeit): Der Dienstleister wird bei dem Mittler beschäftigt und für eine begrenzte Zeit an den Nachfrager „verliehen“. Der dabei zusätzlich entstehende administrative Aufwand wird dabei meist in Form einer Marge (zumeist zwischen 10-40%) in Rechnung gestellt.

Weitere Kriterien sind Kostenstruktur, Bedienungsabläufe, Fachbereiche sowie der Qualität der Angebote.

Das Auswahlgespräch

Nach der Identifikation der in Frage kommenden Dienstleister hat das Auswahlgespräch die Aufgabe, den Dienstleister näher kennenzulernen und die gegenseitigen Anforderungen auszutauschen.



Neben fachlichen Fragen sollten auch bereits gemachte praktische Erfahrungen erfragt werden. Parallel dazu sollte geprüft werden, ob Persönlichkeit und Umgangsformen des Dienstleisters passen. Empfehlenswert sind auch kurze Testaufgaben, um die Fähigkeiten zu verifizieren.

Vertragsabschluss mit einem Outsourcing-Partner

Bereits vor Arbeitsbeginn sollte ein Vertrag vorliegen. Hierzu muss natürlich auch die Vertragsart festgelegt werden, so dass auch mögliche Gewährleistungsansprüche des Nachfragers gegenüber dem Dienstleister im Vorfeld geklärt sind. Je nach Vertragstyp werden unterschiedliche Anforderungen an die Vertragsparteien gestellt:



Dienstvertrag (§ 611 BGB): Hierbei wird eine Bezahlung auf Zeit festgelegt ohne Erfolgsgarantie. Falls der gewünschte Erfolg des Nachfragers nicht eintritt, kann der Nachfrager keine Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Dienstleister geltend machen. Eine Sonderform des Dienstvertrags ist der Arbeitsvertrag.



Werkvertrag (§ 631 BGB): Hier erfolgt die Bezahlung bei Erfolg. Hierzu wird im Vorfeld ein Ergebnis (Erfolg) formuliert. Wird das Ergebnis durch den Dienstleister erreicht, ist der Vertrag erfüllt. Der Nachfrager kann Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Dienstleister geltend machen, falls der Erfolg nicht eintreten sollte.



Mischformen: Aufgrund der Vertragsfreiheit sind auch Mischformen möglich. Es ist bspw. möglich einen fixen Stundensatz zu zahlen und bei Erfolg eine zusätzliche Prämie.



Um zu vermeiden, dass bei der Vertragsgestaltung wichtige Aspekte vergessen werden, folgt hier eine Auflistung wichtiger Vertragsinhalte:

  • Vertragsparteien mit Anschrift
  • Vertragsart
  • Vertragsgegenstand (Inhalt, Umfang der Arbeiten)
  • Beginn und Ende des Vertrags
  • Art des Umgangs miteinander (regelmäßige Meetings, Fortschrittsbericht)
  • Bezahlungsmodalitäten (Zeitpunkt der Rechnungsstellung, Bezahlungsfrist, Verzugszinsen)
  • Reisekosten und Spesen
  • Arbeitsumgebung (Arbeitsplatz, Telefon, Computer,…)
  • Regelungen bei auftretenden Problemen z.B. Verzögerungen durch Änderungswünsche, Krankheit, Urlaub, sonstige Arbeitsverhinderungen
  • Weisungsfreiheit des Dienstleisters (wegen des Gesetzes zur Verhinderung von Scheinselbstständigkeit)
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung/Fertigstellung
  • Ort der Leistungserbringung
  • Beteiligte Personen der Leistungserbringung
  • Unterrichtungspflicht beider Parteien
  • Urheberrechte
  • Verschwiegenheit
  • Haftung/Haftungsbegrenzung des Dienstleisters
  • Sonstige Ansprüche (ggf. Verzicht auf weiter gehende Ansprüche)
  • Ort des Gerichtsstands
  • Unterschrift aller Parteien

Fazit

Spezialisierte Dienstleister sind hoch motiviert und besitzen ein fundiertes Wissen in ihrem Fachgebiet. Dadurch sind sie für viele Aufgaben effizienter als interne Mitarbeiter. Um den optimalen Dienstleister zu finden, sollte der Nachfrager zunächst seine Anforderungen klar definieren.



Anschließend gilt es, den optimalen Dienstleister zu identifizieren. Freiberuflermarktplätze im Internet bieten eine hohe Anzahl an Dienstleistern in einer kompetitiven Umgebung an. Im Vergleich zu anderen Formen des Kennenlernens kann Zeit und Geld gespart werden. Durch die große Auswahl wird der optimale Dienstleister leichter gefunden. Durch die Suche im Internet ist man nicht mehr regional begrenzt. Dies ist vor allem für weltweit agierende Nachfrager vorteilhaft. Ein in den USA tätiges Unternehmen kann beispielsweise ohne viel Aufwand einen deutschen Dienstleister im Marketingbereich damit beauftragen, ein neues Marketingkonzept für Deutschland zu erstellen.

Über den Autor:

Dr. Rainer Kurz

Dr. Rainer Kurz promovierte im Bereich der Telekommunikation. Anschließend arbeitete er über 15 Jahre lang weltweit für Unternehmensberatungen wie McKinsey, Gemini Consulting und Rainer Kurz Business Consulting. Er ist Gründer von Freelance-Market.de.



Freelance-Market ist ein Marktplatz für freiberufliche Dienstleistungen aller Art. Unternehmen finden hier schnell und zu einem fairen Festpreis qualifizierte Freiberufler. Vom Anwalt, Berater, Coach und Datenprofi bis zum Zollrechtler werden nahezu alle Dienstleistungsbereiche abgedeckt.



Auf www.Freelance-Market.de wählen Firmen den passenden Dienstleister anhand des Profileintrags aus. Der Nachfrager kann dabei kostenlos nach einem passenden Dienstleister suchen. Durch die Angabe von festen Stundensätzen erspart sich der Nachfrager langwierige Preisverhandlungen. Die Vorstellung ist für den Nachfrager kostenlos, da der Dienstleister die Gebühr in Höhe von zwei Stundensätzen bezahlt. Freelance-Market übernimmt dabei nur die Vorstellung und berechnet bei Folgeaufträgen des Dienstleisters keine weiteren Gebühren. Bei einer Anfrage werden sowohl Nachfrager wie auch Dienstleister via E-Mail und SMS automatisch benachrichtigt.

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