Handbücher und Dokumentationen im Projekt

Ein wesentlicher Teil meiner Projekte war oft das Erstellen von Dokumentationen und Gebrauchsanweisungen für komplexere Arbeitsgänge.

Handbücher werden erstellt z.B. aus folgenden Gründen:

1. Bei der oft hohen Mitarbeiterfluktuation sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Personaleinsatz eingearbeitet werden

2. Als Erinnerungshilfe für Vorgänge, die selten vorkommen

3. Die Vertretung des Mitarbeiters ist einfacher

4. Aufgaben, die sowieso von Externen bearbeitet werden, sollen zeitnah verstanden werden

Hier ein paar Anregungen zur Gestaltung der Dokus:

Anregung 1: bildliche Darstellung

Verwenden Sie unbedingt Bilder in Ihrer Darstellung, für Arbeitsschritte in Software machen Sie Screenshots. Text setzen Sie dort ein, wo er für das Verständnis wichtig ist. Benutzen Sie einfache Begriffe.

Wenn Sie Abläufe darstellen, bedienen Sie sich einer graphischen Sprache, die der Empfänger versteht. Für die IT können Sie (hoffentlich) bedenkenlos in Flussdiagrammen schreiben, mit den gängigen Zeichen-Vokabeln für Verzweigungen usw.

Controller verstehen gewöhnlich auch Flussdiagramme, und wenn nicht, werden sie diese gefälligst lernen, dafür sind wir schließlich Controller, um die Sprachen mehrerer Fachbereiche zu verstehen. Für Mitarbeiter anderer Fachbereiche benutzen Sie lieber eine einfachere Darstellungsform.

Anregung 2: Allgemeine Verständlichkeit

Erstellen Sie jede Doku für Forrest Gump – denn nach dem unvermeidlichen Gesetz der Wahrscheinlichkeit wird diese Stelle irgendwann in naher Zukunft mit Forrest Gump besetzt.

Testen Sie die Gebrauchsanweisung an jemandem, der nicht direkt vom Fach ist, sondern benachbart. Eine Arbeitsanweisung für die Buchhaltung kann z.B. durch den Controller getestet werden und umgekehrt. Eine Doku für die Personalabteilung kann vom Sekretariat getestet werden (sofern keine vertraulichen Daten berührt sind) und umgekehrt.

Wenn jemand, der fachlich benachbart ist, allein auf Basis des Handbuchs die Aufgabe ausführen kann und korrekte Ergebnisse erzielt, dann haben Sie eine gute Dokumentation.

Anregung 3: Würdigung des Gesamt-Arbeitsprozesses im Unternehmen

Wenn mit Daten aus anderen Abteilungen gearbeitet wird, stellen Sie dar, woher diese Daten kommen, damit man bei Unstimmigkeiten oder Verständnisproblemen gezielt nachfragen kann.

Wenn in anderen Abteilungen mit Ihren Daten weiter gearbeitet wird, beschreiben Sie, was dort damit gemacht wird und welche Aspekte keinesfalls vernachlässigt werden dürfen, damit die nächste Abteilung ihrerseits die Daten vollständig und korrekt aufbereitet erhält.

Anregung 4: Dateiformate und zentrale Verwaltung der Originale

Was die Dateiformate angeht, so schreibt der Controller in Excel und PowerPoint, andere in Word. Es empfiehlt sich, dass eine Person je Fachbereich sozusagen „Herr der Dokus“ ist und die Original-Dateien hat, die bearbeitet werden können, falls sich etwas ändert. Für die Ausführenden werden die Darstellungen als PDF zur Verfügung gestellt.

Warum? In den Original-Dateien können Uneingeweihte herumfuhrwerken und alles durcheinander bringen. Und was geschehen kann, geschieht auch.

VIEL ERFOLG!

 

Tags:

Trackback von deiner Website.

Alexander Meneikis

Jahrgang 1969, Betriebswirt, Controller, Kaufmännischer Allrounder, seit 1998 selbständig, Projekte in Finanz- und Vertriebscontrolling bei Shell, Airbus, Germanischer Lloyd, Alice, freenet und vielen anderen. Alexander Meneikis hält zahlreiche Vorträge und Workshops bei Handelskammern und anderen Bildungsträgern, sowie bei selbst organisierten Veranstaltungen. Auf seinem Controlling Blog finden Sie Artikel und Gratis-Videos zu Themen von Controlling und Unternehmensführung. Sie finden Alexander Meneikis auf LinkedIn, seiner Internetseite und Twitter