Geschäfts- oder Privatgirokonto: Worauf Selbständige achten müssen

Im Alltag schnell und einfach bargeldlos zahlen, die Miete automatisch einziehen oder Versicherungen abbuchen lassen – ohne ein Girokonto unmöglich. Und obwohl heute flächendeckend in Deutschland verbreitet, existierte bis weit ins 20. Jahrhundert die Lohntüte. Für Beschäftigte ist das Privatgirokonto inzwischen Standard. Wer den Schritt aus der Beschäftigung in die Selbständigkeit wagt, steht diesbezüglich vor einer Herausforderung.
Hintergrund: Für Gewerbetreibende gelten mitunter andere Spielregeln, was die Kontoführung betrifft. Schuld sind nicht gesetzliche Vorgaben. Viele Banken trennen im Regelfall zwischen Privat- und Geschäftskunden. Darüber hinaus macht es aber auch praktisch Sinn, geschäftliche und private Ausgaben zu trennen. Was sind aber überhaupt Geschäftsausgaben?

Geschäftsausgaben: Ausgabe, Kosten, Betriebsausgabe

Selbständige und Gewerbetreibende unterliegen in Deutschland einer Buchführungspflicht. Dies bedeutet einerseits, dass die Belege der Geschäftstätigkeit über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren sind. Andererseits ist es durchaus ratsam, den Begriff der Geschäftsausgaben etwas umfassender zu betrachten. Neben dem eigentlichen Begriff der Ausgabe im Sinne des Rechnungswesens, spielt in diesem Zusammenhang das Steuerrecht eine Rolle.

Hier werden alle Aufwendungen für das Unternehmen als Betriebsausgabe erfasst, mindern – wie im Rechnungswesen – die Einnahmen und sind fundamentaler Bestandteil der Gewinnermittlung. Welche Posten können Selbständige aber den Geschäftsausgaben zuschlagen? Faktisch gehören dazu alle Aufwendungen, welche mit der geschäftlichen Tätigkeit in Zusammenhang stehen.

Dazu gehören unter anderem Kosten für

  • Mieten/Anschaffungs- und Herstellungskosten für Geschäftsräume
  • betrieblich veranlasste Verbrauchsgüter
  • Maschinen, IT-Hardware, Software
  • Strom, Wasser
  • den Unterhalt einer Fahrzeugflotte
  • das betrieblich genutzte Arbeitszimmer
  • Fahrten und Dienstreisen
  • Telekommunikation
  • Personal
  • fremd bezogene Dienstleistungen
  • Ausgaben in der Vorbereitungsphase uvm.

Alles Aufwendungen, die später in der EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) eine Rolle spielen und deshalb zu den Geschäftsausgaben gehören. Genau hier liegt einer der Gründe, warum Geschäfts- und Privatkonto getrennte Wege gehen sollten. Über ein Geschäftskonto lassen sich Ausgaben leichter nachvollziehen und den einzelnen Belegen zuordnen, es macht die Betriebsprüfung einfacher und beugt einer fehlerhafte Einnahme-Überschuss-Rechnung vor.

Tipp: Geschäftsausgaben können bereits vor dem Start der eigentlichen Selbständigkeit anfallen – etwa in der Vorbereitung für Beraterhonorare usw. Es ist daher durchaus angebracht, bereits sehr früh die geschäftlichen und privaten Kosten strikt zu trennen.

Zu den Geschäftsausgaben können übrigens auch Kreditzinsen, Bewirtungskosten und Aufwendungen für Geschenke gehören. Damit Geschäftsausgaben anerkannt werden, müssen Belege existieren, die den Nachweis für deren Entstehung führen.

Brauchen Selbständige ein Girokonto?

Wer in die Selbständigkeit startet, braucht ein Konto. Schließlich sind Geschäftsausgaben zu bestreiten und Rechnungsbeträge zu vereinnahmen. Kaum ein Kunde wird heute Briefumschläge mit Bargeld verschicken. Der grundlegende Zweck eines Girokontos, das im gewerblichen Rahmen häufig als Kontokorrentkonto (Abkürzung im Rechnungswesen KKK) bezeichnet wird, ist die Abwicklung des täglichen Zahlungsverkehrs. Dabei steht nicht nur der geschäftliche Zahlungsverkehr im Mittelpunkt. Auch private Ausgaben sind weiterhin zu leisten und müssen in irgendeiner Form abgewickelt werden. Selbständige brauchen im Alltag – wie jeder andere Verbraucher – ein Girokonto. Doch warum das bisherige Gehaltskonto nicht einfach weiter nutzen und den geschäftlichen Zahlungsverkehr darüber abwickeln?

Geschäfts- vs. Privatgirokonto: Sind getrennte Ausgaben sinnvoll?

Insofern ist zwischen beiden kaum ein Unterschied zu erkennen – sowohl in der Rechtsnatur als auch den grundlegenden Funktionen des Zahlungsverkehrs. Allerdings trennt das Bürgerliche Gesetzbuch bereits in § 675e Verbraucher und Geschäftskunden. Darüber hinaus ziehen Banken zwischen den einzelnen Personengruppen eine Grenze, da häufig schon allein die Frequenz regelmäßiger Buchungen auf den Geschäftskonten und damit der Aufwand zur Kontoführung deutlich höher ausfällt. Zudem ist die Kundenbeziehung zu Geschäftskunden auf Grundlage der Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch weniger strikt reguliert. Viele Banken verbieten in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen daher den geschäftlichen Zahlungsverkehr für das private Girokonto. Wo liegen die Unterschiede zwischen beiden Kontovarianten aber genau?

Unterschiede zwischen Geschäfts- und Privatgirokonto

Die rechtlichen Unterschiede zwischen Geschäfts- und Privatgirokonto sind eine Sache. Für den täglichen Umgang zählen andere Merkmale, die sich in der Regel nur durch einen Vergleich prüfen lassen. Gegenüber Privatkunden, die seitens vieler Banken mit kostenlosen Girokonten angelockt werden, greifen Geschäftskunden fast immer tiefer in die Tasche. Dies betrifft nicht nur die monatlichen Gebühren zur Kontoführung. Auch im Bereich der laufenden Kosten für einzelne Buchungen sind Geschäftskunden im Nachteil. Besonders im Rahmen beleghafter Buchungen kann es für Selbständige teuer werden.

Hinzu kommt, dass Geschäftskonten nicht mit einem Dispositionskredit ausgestaltet werden. Wünscht der Inhaber eine Kreditlinie, muss er sich bei seiner Bank um einen Kontokorrentkredit bemühen. Dessen Bewilligung hängt von der Geschäftsentwicklung ab. Nachweise, wie eine BWA oder die letzten Jahresabschlüsse sind dann im Regelfall vorzulegen.

Darüber hinaus sind die Geschäftskonten der Banken aber oft mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, was zum Beispiel komfortable Lösungen zur Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs oder die Übermittlung der Buchungssätze an Steuerbüros betrifft.

Tipp: Nicht alle Banken greifen bei Geschäftskunden zu. Einige Institute bieten auch Selbständigen und Freiberuflern kostenlose Geschäftsgirokonten an. Gerade, wenn es sich dabei um Direktbanken ohne eigenes Bankingterminal-Netz handelt, ist jedoch vorab zu prüfen, inwiefern das zuständige Finanzamt selbst erstellte Kontoauszüge aus dem Internet anerkennt.

Gilt es eine gesetzliche Pflicht für Geschäftskonten

Für Selbständige und Freiberufler gilt in Deutschland eine Unmenge an Regelungen und Vorschriften. Erstaunlicherweise gibt es für die Führung eines Geschäftskontos keine verpflichtende Regelung. Theoretisch könnten Existenzgründer, die beispielsweise als Einzelunternehmer tätig sind, privaten und geschäftlichen Zahlungsverkehr über nur ein Konto abwickeln. Die Bedingung: Die einzelnen Buchungen müssen nachvollziehbar dem selbständigen Betrieb zuzuordnen sein.

Eine Ausnahme dieser Regel bilden Kapitalgesellschaften (wie die GmbH). Hier ist die Eröffnung eines separaten Geschäftskontos Pflicht. Dass für Selbständige keine gesetzgeberische Grundlage für das Geschäftsgirokonto existiert, heißt aber noch lange nicht, dass man sich davon komplett freimachen kann. Neben den Banken, welche über ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Abwicklung von geschäftlichen und privaten Buchungen über ein Konto einen Riegel vorschieben können, sind es vor allem praktische Gründe, welche für das Geschäftskonto sprechen.

Beschränkt sich der geschäftliche Zahlungsverkehr allein auf ein Konto, sind die betriebswirtschaftlichen Auswertungen einfacher. Parallel ermöglicht es einen schnellen Blick auf die finanzielle Situation im Unternehmen. Hinzu kommt, dass im Fall einer Prüfung der Einblick Dritter nicht über betriebliche Buchungen hinausgeht. Wer als Existenzgründer privaten und geschäftlichen Zahlungsverkehr mischt, muss damit rechnen, dass der Fiskus auch die privaten Ausgaben über die Kontoauszüge zu Gesicht bekommt. Übrigens: Die Gebühren für das Geschäftskonto finden als Betriebsausgabe Einfluss in die Gewinnermittlung und mindern den Ertrag. Ausgewiesen wird die Kontoführungsgebühr im Regelfall über den Kontoauszug. Einige Banken erstellen separate Abschlusssalden je Quartal.

Hinweis: Je nach Rechtsform des Unternehmens sind für die Eröffnung verschiedene Unterlagen nötig. Freiberufler benötigen neben der üblichen Legitimation meist keinen Nachweis, Gewerbetreibende müssen im Regelfall den Gewerbeschein nachweisen und für Gesellschaften (GmbH, OHG usw.) ist die Registerauskunft erforderlich.

Kosten und Leistungen für ein Geschäftskonto

Auch wenn der Aufwand für die Kontoführung den Betriebsausgaben zugeschlagen werden kann, deren Höhe gibt meist den Ausschlag im Entscheidungsprozess für ein Geschäftskonto. Pauschal ist die Situation an dieser Stelle schwierig zu beurteilen. Je nach Bank bzw. Kontomodell können sich schnell Monatsgebühren im höheren zweistelligen Eurobereich ergeben.

In der Regel liegen die Gebühren für die Basisvariante des Geschäftskontos bei vielen Banken zwischen fünf Euro und zehn Euro. Enthalten ist dann meist eine kostenfreie EC-Karte. Je nach Bank ist mit der Kontoführungsgebühr bereits eine gewisse Anzahl von Buchungen abgegolten. Allerdings ist dieser letzte Punkt nicht zwingend Standard, einige Institute rechnen jede beleglose und beleghafte Buchtung ihrer Geschäftskunden ab.

Darüber hinaus betrifft einer der interessantesten Leistungspunkte die Kontoführungsgebühr selbst. Je nach Guthaben reduziert sie sich deutlich. So erlässt die Deutsche Bank beispielsweise im Business AktivKonto ab 5.000 Euro Guthaben die Kontoführungsgebühr. Das Geschäftsgirokonto der Postbank legt die Messlatte dagegen etwas höher. Zwischen 5.000 Euro und 10.000 Euro wird es lediglich günstiger. Erst ab 10.000 Euro wird es auch hier kostenlos.

Ein kleines Trostpflaster für Geschäftskunden ist die Verzinsung des Guthabens. Leider nicht überall zu finden, zeigen sich einige Banken dennoch kulant und haben diese Leistung in ihre Geschäftsgirokonto-Modelle aufgenommen. Die Unterschiede können an dieser Stelle allerdings erheblich sein. Andere Kreditinstitute räumen Geschäftskunden im Gegenzug Vergünstigungen ein, wenn sie neben dem Geschäftsgirokonto auch ihr privates Konto bei der gleichen Bank führen.

Deutsche Bank Business AktivKonto Postbank Business Giro
Grundpreis: 6,90 Euro (entfällt ab 5.000 Euro) 9,90 Euro (entfällt ab 10.000 Euro; zwischen 5.000 – 10.000 Euro Grundpreis 5,90 Euro)
Karte f. bargeldlose Zahlungen: inklusive inklusive
kostenlose Buchungen:   —- 10
Buchungen, beleglos: 0,15 Euro 0,09 Euro
Buchungen, beleghaft: 1,50 Euro 0,95 Euro

Beispiel zu den unterschiedlichen Konditionen der Girokonten für Geschäftskunden

Tipps zum Geschäftsgirokonto

Auch wenn Selbständige kein separates Geschäftskonto führen müssen – eine saubere Trennung zwischen privaten Aufwendungen und Betriebsausgaben rechnet sich. Bei der Auswahl des passenden Kontos hat man durchaus Spielraum. Einige Banken lassen ein 2. Privatkonto gerade für Einzel- oder Kleinunternehmer zu oder ermöglichen das Führen eines Unterkontos.
Darüber hinaus entscheidet letztlich die Nutzung des Geschäftskontos. Wer nur wenige Buchungen abwickeln muss, sollte eher nach Modellen mit einigen gratis Buchungen suchen. Ist die Zahl der Buchungen dagegen bereits von Anfang an hoch, lohnt sich die Suche nach Geschäftsgirokonten mit niedrigen Gebühren für die einzelnen Buchungen. Besonders beleghafte Buchungen können in größerer Anzahl zu einem echten Kostenfaktor werden.

Es rechnet sich, bereits vor dem eigentlichen Start in die Selbständigkeit das Thema Geschäftskonto auf die Agenda zu schreiben. Für den Vergleich ist es ratsam, realistische Zahlenmodelle zugrunde zu legen, um die Geschäftskonten einzelner Banken bewerten zu können. Und existiert ein Geschäftsgirokonto von Beginn an, räumen Selbständige Ärger durch eine womöglich später notwendige Trennung der Ausgaben frühzeitig aus dem Weg. Denn Fehlbuchungen sind durch den Kontenwechsel durchaus keine Seltenheit.

Über den Autor

Kilian Fromeyer ist Geschäftsführer der Aslander & Fromeyer Vergleichsportale GmbH, die das Girokonto Portal  Girokontovergleich.org betreibt. Neben seiner Funktion als Geschäftsführer ist Kilian Fromeyer in beratender Funktion im Finanzbereich tätig und erarbeitet mit seinem Redaktionsteam verbraucherorientierte Finanz-Ratgeber.

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