Auf Bezahlung warten

unbezahlte rechnungenFür Freelancer ein häufig auftretendes Phänomen: Meine Rechnung wird nicht bezahlt. Es gibt ein Zahlungsziel, das im Vertrag steht, aber es wird nicht eingehalten. Diese Tatsache wird mir auch nicht erklärt. Das Geld kommt halt nicht.



Auf Nachfragen hin werde ich gewöhnlich vertröstet. Niemand „weiß“, was Sache ist. Die Buchhaltung ist bei vielen Unternehmen schon gar nicht mehr zu erreichen. Dann beginnt das beliebte Ping-Pong: Ich rufe an, hinterlasse eine Nachricht für die Buchhaltung. Mir wird ein Rückruf versprochen, der selbstverständlich nie erfolgt. Am nächsten Tag wird mir mitgeteilt, es sei leider im Moment nicht zu ermitteln, ob noch eine Rechnung von mir offen ist.



Ich biete an dieser Stelle immer an, der Buchhaltung eine Fortbildung zu geben, wie man auf einem Kreditoren-Konto eine Rechnung und eine Zahlung findet. Bisher wurde dieses Angebot noch nie angenommen.



Besonders putzig wird es, wenn mir erzählt wird, das sei eine „ungewöhnliche Ausnahme“, die „nur bei mir“ und überhaupt „noch nie passiert“ ist – aber natürlich unterhalten wir Freelancer uns untereinander, und sehr oft finden wir heraus, dass alle Kollegen auf ihre Zahlungen von diesem Unternehmen warten, und das bereits zum fünften Mal.




Dies passiert sowohl bei großen als auch bei kleineren Unternehmen. Und warum? Hier ein paar Gründe, aus denen ich in der Vergangenheit nicht pünktlich bezahlt wurde:



Manchmal wollen Unternehmen nicht zahlen, manchmal haben sie gerade nichts und wollen das nicht zugeben. In einigen Fällen ist das Rechnungswesen auch so schlecht organisiert, dass einige Zahlungen einfach untergehen, weil die Prozesse nicht klar definiert sind oder weil kaufmännische Mitarbeiter eingesetzt werden, die das Kaufmännische nicht beherrschen.



Wie gut es mir gelingt, meine Zahlung dann zeitnah zu erhalten, hängt von mehreren Faktoren ab, darunter meine Marktmacht und meine Position im Unternehmen. Sitze ich in einer unentbehrlichen Schlüsselfunktion, habe ich es natürlich einfacher als wenn ich ein kleines Rädchen in der Peripherie bin.



Wenn meine Macht ausreicht, drohe ich mit Nichterscheinen – natürlich schriftlich dokumentiert – und setze die Drohung nötigenfalls um, innerhalb gesetzlich und vertraglich möglicher Fristen.



Und wenn nicht?



Bisher hat oft freundliche Beharrlichkeit geholfen. Wenn nach meiner zweiten Anfrage immer noch nichts passiert ist, bleibe ich meinen Ansprechpartnern so lange auf dem Schoß sitzen, bis die Knete da ist. Ein Kundenunternehmen von mir kennt diese Strategie bereits und hat meine letzten beiden Rechnungen lange vor der Fälligkeit überwiesen.



Einmal habe ich auf Anraten meines Anwalts eine letzte Frist gesetzt, die dann auch nicht eingehalten wurde. Da freute sich mein Anwalt, denn damit war der Kunde im Verzug, und mein Anwalt konnte kostenpflichtig mahnen. 150 € für einen Brief, finanziert durch Doofheit. Das Unternehmen zahlte sofort alle meine offenen Rechnungen plus zwei weitere, die laut Vertrag noch gar nicht fällig waren.



Natürlich vereinbare ich von Vornherein regelmäßige Abschlagzahlungen. Mancher Kollege blieb am Ende eines 3monatigen Projektes auf Forderungen von 35.000 € sitzen. Ich stelle Rechnungen alle 1-2 Wochen.



Natürlich höre ich mich um, bevor ich für ein Unternehmen tätig werde. Eine Recherche in www.ebundesanzeiger.de kann etwas aussagen, muss aber nicht, besonders nicht bei sehr kleinen Unternehmen. Das Einklinken in den Flurfunk unter Freiberuflern dagegen bringt oft schnelle Ergebnisse. Wir kennen unsere Pappenheimer.



Es kann auch nützlich sein, herauszufinden, wie der Zahlungsprozess in einem Unternehmen abläuft. Hier zwei Beispiele:



In einem Fall fand ich den Mechanismus eher durch Zufall heraus. Ich war acht Monate in einem Projekt in einem internationalen Konzernunternehmen und mir fiel auf, dass meine Rechnungen plötzlich deutlich zügiger bezahlt wurden als vorher. Ich ging dem nach und stellte fest, dass ich eine andere Vorlage benutzt hatte als vorher. Vorher stand auf den Rechnungen ein Zahlungsziel von 30 Tagen, jetzt 10 Tage.



Als Experiment änderte ich die 10 Tage auf „umgehend“. Die folgenden Rechnungen wurden innerhalb von 3 Tagen überwiesen. Dort saß also jemand in der Buchhaltung, der einfach das ausführte, was auf der Rechnung stand.



In einem anderen Fall war ich für ein mittelgroßes Unternehmen tätig, in dem der Inhaber absolut alles bestimmte. Die gesamte Belegschaft zitterte vor ihm, und ohne seine Unterschrift ging nichts. Niemals wurde eine Rechnung bezahlt, ohne von ihm abgezeichnet zu sein.



Das führte natürlich zu Problemen mit Lieferanten, wenn der Inhaber mal länger geschäftlich unterwegs war. Diese Probleme fand die Belegschaft aber deutlich leichter zu ertragen als sein Gebrüll. Also taktete ich meine Rechnungen immer so, dass er sie zeitnah abzeichnen konnte.



Es handelt sich wie meistens um Mechanismen, die von Menschen bedient werden. Versteht man Mensch und Mechanismus, kann man Einfluss nehmen.

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Alexander Meneikis

Jahrgang 1969, Betriebswirt, Controller, Kaufmännischer Allrounder, seit 1998 selbständig, Projekte in Finanz- und Vertriebscontrolling bei Shell, Airbus, Germanischer Lloyd, Alice, freenet und vielen anderen. Alexander Meneikis hält zahlreiche Vorträge und Workshops bei Handelskammern und anderen Bildungsträgern, sowie bei selbst organisierten Veranstaltungen. Auf seinem Controlling Blog finden Sie Artikel und Gratis-Videos zu Themen von Controlling und Unternehmensführung. Sie finden Alexander Meneikis auf LinkedIn, seiner Internetseite und Twitter