Als Freiberufler: Buchhaltung selbst machen oder machen lassen?

hard_work_pixabay_wilkernetSollten Sie als Freiberufler Ihre Buchhaltung selbst machen oder von einem Buchhalter oder Steuerberater erledigen lassen?

Die einen sagen: „Machen Sie es selbst und sparen Sie Geld!“

Die anderen sagen: „Lassen Sie es jemand anders machen und gewinnen Sie Produktivität für Ihr Kerngeschäft!“

Welches davon ist wahr?

Beides.

Buchhaltung abgeben als sinnvolle Lösung

Gestern (08.10.2014) früh saßen wir mit einer Personalberaterin in der Bahn und sprachen über das Thema.

Sie gibt ihre Buchhaltung einem Steuerberater – und zwar ganz selbstbewusst und selbstverständlich als Lose-Blatt-Sammlung ohne jede Sortierung.

Wohlmeinende Steuerfachangestellte erklären ihr immer wieder geduldig und gutmütig, wie viel Geld sie spart, wenn sie die Belege zumindest vorher sortiert. Immer wieder legt man ihr vorbereitete Ordner vor, wo sie „nur noch“ die Belege einfügen müsste.

Sie entgegnet darauf: „Ich brauche extrem lange für die Sortierung und erlebe dabei nur Frustration. Sie brauchen 2 Stunden dafür, das kostet mich 50 € pro Stunde, also 100 €. Ich brauche dafür den ganzen Tag, an dem ich dann nicht mehr die Zeit habe, durchschnittlich 700 € zu verdienen. Und am nächsten Tag liege ich mit Kopfschmerzen im Bett, verliere also nochmal 700 €. Was ist jetzt wirtschaftlicher?“

Für sie ist es also besser, die Buchhaltung komplett abzugeben.

Buchhaltung selbst machen als sinnvolle Lösung

Ich als Controller mache meine eigene Buchhaltung natürlich selbst. Ich kann das, ich habe direkt den Daumen drauf und kann jederzeit meine eigenen Zahlen abrufen. Ich bin mit meiner eigenen Buchhaltung schneller als jeder Steuerfachangestellte, und mir sind die Papiere und Zahlen auch nicht lästig.

Für mich wäre es unökonomisch, eine Stunde lang Belege einzutüten, zum Steuerberater oder zum Briefkasten zu bringen, dann 200 € im Monat zu bezahlen und tagelang auf Auswertungen zu warten, die ich nicht mal umgestalten kann. Zum Briefkasten und zurück habe ich bereits selbst alles eingegeben.

Wenn ich Buchhaltung abgeben will – wie finde ich einen guten Steuerberater?

Ich weiß nicht, ob es einen „guten“ Steuerberater gibt – es gibt viele verschiedene Vorstellungen, was „gut“ heißt.
Manche Mandanten finden es toll, wenn der StB ihnen wirtschaftliche Tips gibt. Manche erwarten sogar, dass der StB pro-aktiv Ideen für sie entwickelt. Andere empfinden das als lästige Einmischung. Vielen ist es auch völlig egal.

Wollen Sie wirtschaftliche Tips, Anregungen zur Steuergestaltung? Dann sagen Sie es Ihrem Steuerberater. Für kleine Anregungen nebenbei berechnen einige Berater Honorare, die meisten aber nicht. Längere Beratungen werden natürlich berechnet.

Manche Mandanten wollen nur die Info, wie viel Umsatzsteuer sie ans Finanzamt überweisen wollen. Andere wollen monatlich die BWA und die Zwischenbilanz besprechen. Als ich selbst in Steuerkanzleien angestellt war, habe ich dies auch ausgiebig getan.

Wollen Sie nur Ihre Ruhe vor dem Finanzamt oder eine wirtschaftliche Perspektive von außen? Dann sagen Sie es Ihrem Steuerberater.

Vor allem: Pflegen Sie den direkten Kontakt zum Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei. In den meisten Kanzleien (nicht in allen) weiß der Fachangestellte, der Ihr Mandat bucht, besser darüber bescheid als der Chef. Steuerfachangestellte sind fast immer extrem gründlich ausgebildet (ich selbst arbeite in deren Ausbildung, daher habe ich einen Einblick).

Verhandeln Sie mit der Steuerkanzlei über das, was Sie wollen und was nicht. Abgesehen von ein paar Leuten, die besser einen anderen Beruf machen sollten, sind die meisten Steuerberater ziemlich intelligent und pfiffig. Durch klare Kommunikation wird Ihr Steuerberater zu einem guten Berater und Sie zu einem guten Mandanten.

Es gibt auch noch gewerbliche Buchhaltungs-Büros. Auch diese sind unterschiedlich gut und unterschiedlich geeignet für das, was Sie wollen.

Wenn ich Buchhaltung selbst machen will – womit mache ich das?

Machen Sie Bilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ? Als Freiberufler machen Sie wahrscheinlich EÜR.

Ja, es gibt die Option, eine EÜR mit Excel zu erstellen. Einige machen das. Es ist möglich. Besonders toll finde ich es nicht, weil mir Excel an der Stelle zu unsicher ist – falsche Taste, und mehrere Monate Buchhaltung sind weg oder durcheinander.

Nehmen Sie lieber eine gescheite Software.

Sofern Sie nur buchen wollen, keine Rechnungen / Lieferscheine erstellen, keine Lohnabrechnung, usw., gibt es für die Eigen-Lösung nur 2 ernstzunehmende Optionen:

  • Lexware buchhalter (nur Windows)
  • HaBu (erhältlich für Windows, Mac und Linux)

HaBu habe ich ausgiebig getestet und bei EÜR für ziemlich gut befunden. Bei Bilanzierung gibt es eine erhebliche Schwachstelle.
Es gibt noch ein paar weitere Produkte in ähnlichen Preisbereichen. Ich habe nicht alle getestet, aber einige. Kommen nicht im entferntesten ran an die beiden.

Ich ergehe mich jetzt nicht in Details, denn wenn Sie nicht ziemlich gut wissen, wie Buchhaltung geht und was eine passende Software können sollte, dann sollten Sie Ihre Buchhaltung sowieso besser abgeben.

Und jetzt?

Überlegen Sie, welche Variante für Sie besser passt.
 
 
Bild: pixabay; wilkernet

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Alexander Meneikis

Jahrgang 1969, Betriebswirt, Controller, Kaufmännischer Allrounder, seit 1998 selbständig, Projekte in Finanz- und Vertriebscontrolling bei Shell, Airbus, Germanischer Lloyd, Alice, freenet und vielen anderen. Alexander Meneikis hält zahlreiche Vorträge und Workshops bei Handelskammern und anderen Bildungsträgern, sowie bei selbst organisierten Veranstaltungen. Auf seinem Controlling Blog finden Sie Artikel und Gratis-Videos zu Themen von Controlling und Unternehmensführung. Sie finden Alexander Meneikis auf LinkedIn, seiner Internetseite und Twitter
  • Hans Jürgen Rosen

    Das Schöne ist, dass es zu allen Situationen Lösungen gibt. Warum sollte der zahlenaffine Freiberufler seine Buchhaltung nicht selbst machen, wenn er das kann und die Zeit dafür hat (Kein Konflikt mit Akquise, Kostenoptimierung oder Privatleben?).
    Aber mir kräuselt sich das Haar, wenn ich „Freiberufler“ höre, als ob man das verallgemeinern könnte. Der Podologe mit einem Patientenbüchlein, der Webdesigner 24Std im Netz, das Ingenierbüro mit 13 Mitarbeitern und Projektabrechnung?

    Nehmen Sie’s mal nicht als Werbung, denn auch andere Steuerberater können das:

    Wir arbeiten mit Freiberuflern/Unternehmern, die –
    – eigene Programme nutzen, deren Daten wir importieren können
    – Ableger unserer Software kostenfrei nutzen und uns Zugriff ermöglichen
    – alle Belege scannen, uns senden und alle Originale behalten
    – eigene/freie Buchhalter/Bürokräfte haben, die nur das tun was sie können und dürfen und vor allem kaufmännische Teile der Buchhaltung sinnvoll bearbeiten (Zahlen im Griff, Controlling, Mahnwesen etc.)
    – Schuhkartons bringen
    – und alle Methoden und Mixe dazwischen.

    Also wie hier schon gesagt, es muss eine unternehmerische Entscheidung sein, wohlüberlegt und zum Unternehmen passend und nicht „Geiz ist geil“. Selbst für finanzielle Notfälle kann man noch bezahlbare Lösungen basteln. Man muss dann eben nachdenken.

    Wichtig ist, dass der Unternehmer/Freiberufler Belege nicht nur „fort schafft“, sondern dass er selbst oder mit Dienstleistern die Zahlen als Controllinginstrument nutzt, egal welche Kernkompetenz er hat oder wie klein sein Unternehmen ist. Unternehmerische Selbstverantwortung ist weder delegierbar, noch durch ein Programm zu ersetzen.

    • Alexander Meneikis

      Hallo Herr Rosen, es scheint, Sie gehören zu den flexibleren Steuerberatern. Das freut viele Selbständige.

      • Hans Jürgen Rosen

        So sollte es sein Herr Meneikis. zum Glück gibt’s Unterscheide 🙂
        Manchmal ist es aber auch so, dass die Unternehmer den WERT der Zahlen für Planung und Controlling nicht erkennen und/oder den Steuerberater nur als Vorhölle des Finanzamtes sehen. Dialog ist ganz wichtig!

        • Alexander Meneikis

          Sehr richtig – der Wert der Zahlen wird nicht immer erkannt. „Vorhölle“ trifft es auch sehr gut.

  • Torsten Irion

    Gut geschrieben, wichtiges Thema!

    Gerne auch mein Praxisbeitrag dazu: ich bin selbständig, hab ein paar Mitarbeiter und als Rechtsform eine AG; Buchhaltung macht meine Frau selber in Lexware, dito Lohnbuchhaltung etc.; das „kostet“ ungefährt einen halben Arbeitsplatz (meine Schätzung: eher 2h pro Tag, ihre Aussage wäre eher „Vollzeit“) und spart beim Steuerberater 500 Euro im Monat (Kollegen mit ähnlichen Firmen liegen bei der reinen Buchhaltung beim Steuerberater zwischen 300 und 1.000 Euro p.m.);

    Wirtschaftlich ist das nicht, würde ich als verantwortlicher Chef sagen, andererseits hat sie die Zeit (und viele Kollegen, die Einzelkämpfer sind, haben zwischendurch auch immer mal Tage oder gar Wochen mit Akquise oder Leerlauf, da stimmt dann das 700/Tag Beispiel nicht). Ein weiterer Kostenaspekt: durch die (fast 10x so) intensive Beschäftigung mit den Belegen etc. sparen wir sicherlich ein paar Tausend Euros bei der Steuer p.a. gegenüber einer sehr zügigen, standardisierten Erfassung der Belege. Das wird mein Steuerberater anders sehen, seine Berufskollegen auch, aber wenn meine Frau Beispiele anführt, werden Freelance-Kollegen hellhörig und können häufig auch eine Menge an Steuern sparen.

    Natürlich brauchen wir den Steuerberater (genauer: Wirtschaftsprüfer) für den Abschluss, aber der Rest bleibt inhouse;

    wäre ich völlig frei in der Entscheidung, würde ich das alles den Steuerberater machen lassen, würde die Kosten gerne zahlen, gerne auf die mögliche Steuerersparnis verzichten und mich mehr auf´s Beratungsgeschäft konzentrieren, statt über unterschiedliche Steuermodelle zu diskutieren. Und: bis auf grobe Fehler delegiert sich die Verantwortung auf den Steuerberater, was ich extrem angenehm im Umgang mit den Ämtern finde.

    Aber wie die Kollegen vorher schon sagten: das muss jeder selber wissen und sollte es bewusst entscheiden. Wer sehr klamm ist, wird versuchen, den Steuerberater zu sparen, ansonsten ist es meistens zwar gespartes Geld aber recht teuer mit eigener Arbeitszeit und mehr Reibungsfläche mit dem Finanzamt erkauft.

    My 2 cents on that.

    • Alexander Meneikis

      Hallo Herr Irion, danke für Ihren Kommentar. Die Beraterin, mit der ich sprach, kann eine recht durchgehende Auslastung erreichen, also sind ca. 700 EUR Opportunitätskosten pro Tag angemessen angesetzt.
      Die Konzentration auf die eigene Kernkompetenz ist auch eine wirtschaftliche Entscheidung, die ich für schlau halte.

  • ZdzislawaHI78

    Die Hochzeit ist eine ein einzigartiges Ereignis, bei dem keine Fehler und Wiederholungen passieren konnen. Aus dem Grund habe ich mehrere Jahre von der Zeit, in der ich den Beruf erlernt und Arbeitserfahrung gewonnen habe, der Fotografie gewidmet, um perfekt die feierliche und frohliche Stimmung der Hochzeiten wiederzugeben. Au�er der Hochzeitsfotografie interessiere ich mich auch fur Kinder-, Freilicht- und Familienfotografie. Die Foto-Session, an der sich Verliebte, Familie und Freunde beteiligen, ist eine hervorragende Methode, um die Zeit fur gemeinesame Erinnerungen an die fr�hliche Vergangenheit und wunderbare Menschen, denen wir auf unserem Lebensweg begegnet sind, aufzuhalten. http://bit.ly/1Caawur